Eventilla Oy:n Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Eventilla Oy
Vanhantullinkatu 2
90100 Oulu
Puh: +358 10 526 3190

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Markus Haataja, CTO
markus.haataja@eventilla.com
Puh: +358 40 582 0957

3. Rekisterin nimi

Eventillan asiakas- ja markkinointirekisteri. Rekisterissä käsitellään Rekisterinpitäjän asiakkaiden sekä prospektien ja näiden edustajien tietoja alla kuvatuin tavoin.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot rekisteröidystä:

Nimi
Sähköposti
Puhelinnumero
Titteli
Yritys ja sen osoitetiedot
Yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
Rekisteröidyn itse antamat luokittelutiedot
Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
Evästäiden kautta kerättävät tiedot
Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
Tieto rekisteröidyn käyttämästä laitteesta, kuten laitetyyppi, selain, IP-osoite ja muu laitedata
Mahdolliset muut tiedot, jotka on kerätty rekisteröidyn suostumuksella

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Asiakassuhteen hoitamiseksi ja hallinnoimiseksi
Asiakasviestintää varten
Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
Verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin
Tutkimustoimintaan
Rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden tarjoamien palveluiden markkinoinnissa
Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi

Rekisterinpitäjän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:

Rekisteröidyn suostumus
Asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Lakisääteiset vaatimukset

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

Rekisteröidyltä itseltään (kuten sivuston Sivuviidakko yhteydenottolomakkeiden tai sosiaalisen median palveluiden kautta)
Rekisterinpitäjän verkkosivuston kautta (uutiskirjetilaukset, materiaalilataukset, tapahtumiin ilmoittautumiset)
Rekisterinpitäjän uutiskirjeiden seurantapikseleiden kautta
Sopimuksenteon yhteydessä rekisteröidystä kerättävät tiedot
Asiakastapaamisista saadut tiedot
Rekisteröidyn palvelun käytöstä
Rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmästä
Muut mahdolliset tilanteet, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan Rekisterinpitäjälle
Julkisista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, Leadfeederin kautta tai sosiaalisen median kanavista (kuten LinkedIn)
Evästeiden ja vastaavan teknologian avulla

Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Ads ja Analytics-, Microsoft Ads-, Leadfeeder-, Moz- ja Liana®Marketing Automation-palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuille tai käyttäessään www.eventilla.com -palvelua.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa. Rekisteröityjen tietoja saatetaan joissakin tilanteissa luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille. Tällaiset tahot käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti ja erillisen kirjallisen sopimuksen perusteella Reksiterinpitäjän kirjallisten ohjeiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tilastollista tai anonymisoitua tietoa, jota ei voida yhdistää rekisteröityyn.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevalle palvelimelle Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi Suomen henkilötietolain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, se tapahtuu kaikissa tilanteissa lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (joista toimitetaan jäljennös pyydettäessä);
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle; tai
Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki, edellyttää. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Tarkastusoikeus. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot.
Tietojen oikaiseminen ja poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi). Rekisteröidyn pyynnöstä Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisterinpitäjä voi myös oikaista, poistaa tai täydentää tietoja oma-aloitteisesti.
Oikeus peruuttaa suostumus. Suostumuksen perusteella kerättyjen henkilötietojen osalta rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus.
Oikeus siirtää. Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai sopimuksen täyttämisen perusteella toimittamansa henkilötiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Rekisterinpitäjä siirtää tällöin tiedot yleisesti käytetyssä ja konekielisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä ei vastaa henkilötietojen luovutusmuodon yhteensopivuudesta vastaanottajan järjestelmän kanssa.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen. Mikäli Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi rekisteröidyn oikeudet taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksessa tehdyt profilointianalyysit. Jokaisessa Rekisterinpitäjän lähettämässä suorasähköpostissa on linkki, josta rekisteröity voi halutessaan estää suorapostitukset sähköpostiin.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista, jos henkilötiedot eivät ole paikkaansa pitäviä, käsittely on lainvastaista tai jos tietoja ei enää tarvita.
Oikeus tehdä valitus. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyllä on asuin- tai työpaikka, mikäli rekisteröity katsoo, että Rekisterinpitäjä ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

12. Evästeet

Rekisterinpitäjä käyttää sivustoillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja.

Rekisterinpitäjän käyttämät evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmään (Liana®Marketing Automation), markkinoinnin kohdentamiseen (Google Ads ja Microsoft Ads), verkkosivuston kävijätietojen analysointiin ja seurantaan (Leadfeeder) sekä Rekisterinpitäjän käyttämiin sosiaalisen median kanaviin (ml. LinkedIn, YouTube, Twitter, Instagram ja Facebook). Ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla henkilö käy, kuinka kauan tällä sivustolla viivytään, mitä kautta sivustolle on tultu ja mitä linkkejä henkilö klikkaa.

Evästeet voi kieltää säätämällä useimpien selaimen asetuksia. Rekisteröityjä pyydetään huomioimaan, että verkkopalvelu ei tällöin välttämättä toimi häiriöittä.